fr

Gezien de recente ontwikkelingen hebben we beslist om Homeworking maximaal uit te breiden door fase 4 van ons crisisplan te activeren.

Wat houdt dit in?

Vanaf dinsdag 17 maart geldt dat Homeworking van toepassing is voor alle Ethias-medewerkers, met uitzondering van de ploegen DIM en keuken.

Fase 4: concreet

We beschikken over alle tools om correct te kunnen thuiswerken (laptop, VPN, Microsoft Teams ...). We rekenen dan ook op jullie verantwoordelijkheid en gezond verstand in deze uitzonderlijke omstandigheden opdat deze nieuwe organisatie geen impact zou hebben op de continuïteit van onze activiteiten (productiviteit, telefonische ontvangstratio …).

Enkele ploegen zullen wel fysiek aanwezig blijven gezien de aard van hun activiteiten:

  • De collega’s van de keukens: zij zullen andere activiteiten toevertrouwd krijgen.
  • De collega’s van DIM: voor het beheer van de papieren briefwisseling en om de stromen van/naar Input4you en Youston te garanderen.

Ook de regionale kantoren zullen tot nader order gesloten zijn. Zij zullen de praktische modaliteiten via hun hiërarchie ontvangen. Hetzelfde geldt voor de organisatie van het werk van de inspecteurs.

Alle fysieke meetings (met interne maar ook met externe personen) zijn vanaf nu geannuleerd tot nader bericht en moeten worden vervangen door vergaderingen via Microsoft Teams. Wij willen jullie echter vragen om vergaderingen in "videoconference"-modus tot de strikt noodzakelijke te beperken om elke overbelasting van ons netwerk te vermijden.

We houden er aan jullie nogmaals gerust te stellen: het betreft hier preventieve maar noodzakelijke maatregelen.

We vragen jullie om deze vanaf dinsdag toe te passen.

  • Voor organisatorische vragen kan je contact opnemen met je manager.
  • Indien je ziek bent en arbeidsongeschikt, bezorg dan een medisch attest aan HR (HR_Administratie@ethias.be).
  • Indien je bekwaam bent om te werken en geen deel uitmaakt van de voormelde teams: dan werk je tot nader order in Homeworkingmodus (denk er wel aan je Homeworkingdagen in MyTime in te geven).
  • Heb je vragen, raadpleeg dan de rubriek FAQ op Oasis. Als je hier geen antwoord vindt op je vragen, stuur deze dan per mail naar HR_Covid@ethias.be of contacteer ons via 011 282535.
  • Heb je een technisch probleem (verbinding, toegang of andere): contacteer dan de Hotline via e-mail (g-hotline@nrb.be) of telefonisch via 04 235 83 83.
  • We raden je ten zeerste aan om je gsm-nummer in e-Blox te zetten. Op die manier kunnen we jou, indien nodig, via sms op de hoogte brengen.

VPN-verbindingen

De computerbeveiligingsapparaten vereisen een eerste aansluiting op een Ethias-netwerk (wifi of kabel) om een veiligheidscertificaat te kunnen downloaden. Dat kan alleen op deze manier verkregen worden.

Als je de VPN nooit eerder hebt geactiveerd, is het essentieel dat je voor het eerst verbinding maakt met het Ethias-netwerk voordat je huis kunt werken.

Heb je een technisch probleem (verbinding, toegang of andere): contacteer dan de Hotline via e-mail (g-hotline@nrb.be) of telefonisch via 04 235 83 83 (of 8383).

Om van thuis uit een verbinding te maken via VPN:

Start de applicatie "Cisco AnyConnect" en activeer de VPN met behulp van de verbinding volgens de groep waartoe je sinds fase 2 behoort:

  • "ETHIAS_CERT" als je in groep A zit
  • “ETHIAS_CERT_BACKUP” als je behoort tot groep B

Als een van deze verbindingen niet werkt, gebruik dan de andere en meld dit door een ticket te openen bij de Hotline.

Als beide verbindingen niet werken: start je PC opnieuw op.

Wanneer je van thuis uit werkt via VPN:

  • Spaar het netwerk zoveel mogelijk! Gebruik alleen de benodigde applicaties, bekijk geen lange video's en activeer geen video tijdens jullie conferenties in Teams.
  • Verander je paswoord niet. Doe een beroep op de hotline wanneer je paswoord verstrijkt.
  • Sommige lokale printings zijn niet beschikbaar en er worden oplossingen uitgewerkt. Heb je een probleem, neem dan contact op met je verantwoordelijke.

 

FAQ

De uitvoering van deze maatregelen brengt logischerwijs veel praktische vragen met zich mee die betrekking hebben op de specifieke situatie van eenieder.

Om zoveel mogelijk te anticiperen op jullie vragen heeft de HR een FAQ samengesteld die jullie hieronder kunnen raadplegen.

Voor vragen waarop je geen antwoord kan vinden, is er een specifiek telefoonnummer geactiveerd : 011/282535

In de praktijk…

1. Naleving van de richtlijnen en solidariteit   

Ik respecteer de richtlijnen van mijn management, behalve voor specifieke maatregelen die zijn meegedeeld en gevalideerd door de Directie Human Resources.

2. Prestaties ter plaatse in de zetels

Indien je deel uitmaakt van de werknemers voor wie het toegestaan is ter plaatse in 1 van de zetels te werken, dan 

  • Blijf je uitermate aandachtig voor de algemene voorzorgsmaatregelen die gepubliceerd zijn op Oasis. 
  • Wanneer er symptomen optreden, blijf je thuis en neem je telefonisch contact op met de huisarts en bezorg HR een medisch attest. Dit attest mag je versturen naar HR_Administratie@ethias.be (een foto doorsturen mag ook). 
  • Wanneer je denkt dat je blootgesteld werd aan Covid-19 om welke reden dan ook (bv. door direct contact of wanneer je terugkeert uit verlof,…), dan blijf je thuis en neem je contact op met HR , via de hotline 011/282535 of per mail HR_Covid@ethias.be

3. Homeworking   

  • De Homeworkingdag of -periode moet worden geregistreerd in “MyTime” onder de afwezigheidscode "10 - Homeworking".  Je mag en kan dit niet door te punten via de PC. Het is essentieel dat de werkgever te allen tijde weet wie er thuis werkt of niet, omwille van risicobeheer en de arbeidsongevallenverzekering.   
  • Houd er rekening mee dat er geen kredieturen of overuren worden opgebouwd tijdens homeworking.   
  • De prestaties in het kader van homeworking moeten voornamelijk worden uitgevoerd tijdens de gebruikelijke werkuren (volgens de officiële uurroosters voorzien in het arbeidsreglement). Dit heeft als doel de maximale continuïteit van onze activiteiten te waarborgen. De concrete organisatie van activiteiten / permanentie / ... gebeurt onder verantwoordelijkheid van het management.  
  • De gebruikelijke regels met betrekking tot een minimaal aanwezigheidspercentage binnen de zetel om thuis te kunnen werken, worden tijdelijk opgeschort. 
  • De werknemer moet ervoor zorgen dat hij zich op een rustige plek bevindt, zodat hij zijn prestaties in de best mogelijke omstandigheden kan uitoefenen. 
  • Co-homeworking, m.a.w. meerdere medewerkers die elkaar ontmoeten om samen van thuis uit te werken is niet toegestaan voor zover dit in strijd zou zijn met de sociale maatregelen die de onderneming neemt. 
  • Als een werknemer kiest voor homeworking op een andere locatie dan de woning die aan zijn werkgever was meegedeeld (bv. Probleem met verbinding, geen rustige werkplaats, enz.), dan kan hij ook kiezen om dit te doen vanop een andere plaats. Zorg er in dat geval voor dat je bij de registratie in “My Time”, het exacte adres meedeelt in de zone "opmerkingen". 
  • Arbeidsongeval: als de werknemer tijdens zijn thuiswerk het slachtoffer is van een ongeval, moet hij de werkgever hiervan onmiddellijk op de hoogte brengen door middel van een schriftelijke mededeling (via HR_administratie@ethias.be en tevens via sandra.notre@ethias.be) waarin hij het ongeval  en de omstandigheden ervan beschrijft. 
  • In geval van overmacht is het normaal dat een specifieke homeworking overeenkomst niet ter ondertekening wordt voorgelegd aan de werknemer. 

4. Ziekte   

Je bent ziek en je bent niet in staat om Homeworking te doen.

De regels veranderen niet :

  • Je dient HR en je management te verwittigen voor 9u30 ten laatste of voor de start van je uurrooster. 
  • Je dient je afwezigheid vanaf de eerste dag te rechtvaardigen door middel van een medisch attest dat verzonden mag worden naar  HR_administratie@ethias.be (een foto is voldoende). 

5. Terbeschikkingstelling van materiaal en alternatieven   

De prioriteit is om iedereen uit te rusten met een laptop en een telefoonsysteem (headset + Jabber).

In een tweede fase zal voorrang worden gegeven aan de verdeling van homepacks (scherm + toetsenbord), die voor meer comfort zorgen. 

Houd er rekening mee dat de werknemer zich ertoe verbindt de ter beschikking gestelde uitrusting niet voor privédoeleinden te gebruiken. Het blijft eigendom van de werkgever.

De werknemer verbindt zich ertoe als een goede huisvader voor het materiaal te zorgen en de werkgever onmiddellijk op de hoogte te stellen van schade of defecten.

Voor degenen die geen materiaal ontvangen hebben, wordt volgend alternatief voorgesteld:

  • Gebruik van een eigen PC met een VDI-verbinding;
  • De aanvraag kan worden gedaan via onderstaand e-mailadres;
  • Je moet over een smartphone beschikken waarop je een app kan downloaden;
  • De procedure voor de verbinding zal naar je persoonlijk e-mailadres gestuurd worden. Gelieve dit adres en je gsm-nummer te communiceren wanneer je de aanvraag doet.

Wat te doen indien je materiaal niet meer werkt ?

Je dient dit probleem te signaleren via onderstaand e-mailadres met vermelding van je persoonlijke contactgegevens om de terugname van materiaal te organiseren of om een alternatief van het type VDI-verbinding tot stand te brengen

Contact: homeworking@ethias.be

6. IT-problemen   

Technische ondersteuning wordt enkel en alleen beheerd door NRB via:

  • De helpdesk : 8383 (of via een externe lijn: 04/235.83.83) en hotline@nrb.be
  • Het IT portaal beschikbaar op Oasis

Voor elk incident moet een ticket geopend worden. Dit laat toe het probleem zowel op individuele basis te kunnen oplossen als een overzicht van de ondervonden problemen te kunnen hebben en een meer collectieve benadering te kunnen bieden indien nodig.

Gelieve wel te noteren dat NRB niet bevoegd is voor problemen in verband met je internetverbinding. Hiervoor dien je contact op te nemen met de verdeler (bijv. Proximus, VOO, Telenet …).

Indien het probleem niet kan worden opgelost binnen de 24u door de provider, dan dien je onmiddellijk telefonisch contact op te nemen met de hotline HR (011/282535) om te melden dat je vanop een ander werkplaats zal verder werken. 

7. Opvang van de kinderen   

Vanaf maandag worden de lessen opgeschort, maar zal de nodige opvang voorzien moeten worden om te vermijden dat een beroep moet worden gedaan op een persoon die deel uitmaakt van een risicogroep (bv. de grootouders).

Verschillende situaties kunnen zich voordoen :

  • Je hebt geen kinderen of je kinderen zijn oud genoeg om voor zichzelf te zorgen (ongeveer vanaf 12 jaar): je dient dus geen specifieke maatregelen te nemen en je kan gerust homeworken
  • Je kinderen zijn oud genoeg om je rustig te laten werken, maar te jong om alleen te blijven (vooral de 7- tot 12-jarigen): je mag gerust homeworken 
  • Je kinderen zijn nog jong (vnl. kinderen jonger dan 7 jaar) : homeworking is in deze situatie enkel mogelijk voor zover een oplossing voor de opvang elders kan worden gevonden (bv. de partner, regeling met personen die niet tot een risicogroep behoren en  deel uitmaken van je onmiddellijke omgeving, baby-sitting door personen die deel uitmaken van je onmiddellijke omgeving…), waardoor je je prestaties kan verrichten in een rustige omgeving

Indien geen enkele oplossing voor opvang kan worden gevonden, vragen wij:

  • Verlof te nemen
  • Een aanvraag te doen voor gemotiveerd tijdskrediet voor de zorg van een kind jonger dan 8 jaar of ouderschapsverlof voor de zorg van een kind jonger dan 12 jaar (informatie is beschikbaar op www.rva.be)
  • Verlof zonder wedde aan te vragen, waarbij er 2 opties zijn:
    • Gebruik maken van de halve dag zonder wedde per week voorzien in het arbeidsreglement
    • Gebruik maken van de 10 dagen zonder wedde per jaar wegens dringende redenen

Ofwel wordt, uitzonderlijk, een zekere soepelheid overwogen in:

  • De organisatie van homeworking
  • De organisatie van de uit te voeren activiteiten, met akkoord van het management (bv. uitzonderlijk meer administratieve taken uitvoeren, in aanwezigheid van de kinderen)
  • De deeltijdse arbeidsregimes (bv. je hebt een oplossing voor opvang voor woensdag, je mag uitzonderlijk je inactiviteitsdag die normaal vastligt op woensdag wijzigen), met dien verstande dat wijzigingen zowel betrekking hebben op halve-als volledige dagen en voor de volledige betrokken periode.     

Een suggestie van onze medewerkers…

Enkele collega’s hebben ons de vraag gesteld of het mogelijk is om verlof te doneren aan collega’s die het moeilijk hebben om hun kinderen op te vangen. Dit is inderdaad mogelijk, maar enkel voor de Ethias anciënniteitsdagen.

Indien je deze gift wilt doen, gelieve dit dan te laten weten via het mailadres HR_administratie@ethias.be.

8. Parking   

Aangezien de grote meerderheid aan Homeworking doet, zullen de parkingplaatsen in het gebouw vanaf dinsdag vrij in te nemen zijn door de collega’s die ter plaatse komen werken.

Wees dus niet verrast indien je plaats ingenomen is door een collega . Er zijn plaatsen genoeg. Parkeer je op een andere plaats.

Dit betreft uiteraard een tijdelijke maatregel.

9. Stagiaires   

Er werd contact opgenomen met de onderwijsinstellingen om de lopende stages op te schorten.

De studenten wordt gevraagd zich tot nader order niet naar het werk te begeven en de eventueel ter beschikking gestelde laptop terug te bezorgen.

Indien materiaal ingeleverd moet worden, gelieve dan contact op te nemen met homeworking@ethias.be zodat deze opnieuw verdeeld kunnen worden.

10. GDPR en de vertrouwelijkheid van gegevens   

Vertrouwelijkheid: de werknemer respecteert te allen tijde de vertrouwelijkheid van de hem verstrekte gegevens en de regels voor gegevensbescherming, waarbij hij er met name voor zorgt dat hij thuis alle nodige maatregelen neemt, zodat derden geen toegang hebben tot informatie.

In geval van een incident op het gebied van gegevensbescherming, aarzel dan niet om dit onmiddellijk via deze procedure te melden.

Werking van de regionale kantoren

Aansluitend op de beslissingen  van de federale regering heeft de interne crisiscel COVID-19 een aantal maatregelen genomen:

De regionale kantoren zullen tot nader order gesloten zijn  

De volgende initiatieven moeten worden genomen om onze dienstverlening aan onze klanten maximaal te garanderen:

  • Klanten die voor de volgende weken een afspraak hadden gemaakt worden gecontacteerd  om hen op afstand  verder te helpen
  • Een visual wordt toegestuurd  op om onze klanten te informeren dat onze kantoren uitzonderlijk gesloten zijn vanaf 17 maart
  • Kantoor klanten zullen in eerste instantie actief gestuurd worden naar onze customer centers en onze website
  • De kantoormedewerkers worden de volgende weken prioritair ingeschakeld om van thuis uit support te geven aan het customer center (telefonie, mail, live chat) en mee te werken aan de backlog fight
  • Werkinstructies zullen volgen via de cluster managers en worden indien nodig bijgestuurd
  • De rechtstreekse telefoonlijnen van de kantoren worden omgeschakeld naar de customercenters in Luik en Hasselt
  • Onze website wordt aangepast en een gepersonaliseerde E-mailing en SMS zal gestuurd worden naar onze klanten om hen er attent op te maken dat onze kantoren gesloten zijn tot nader bericht met een actieve sturing naar onze website en onze customer centers
  • Met de nieuwe en tijdelijke organisatie trachten wij elk vraag van onze klant telefonisch af te handelen om op die manier een maximale service op afstand te geven.

We wille benadrukken dat de maatregelen die Ethias neemt in wezen preventief zijn en tot doel hebben de veiligheid en gezondheid van haar personeel te garanderen.

Om onze website optimaal op uw beeldscherm te kunnen weergeven raden wij u aan een meer recente versie van uw browser te gebruiken.
Mozilla Firefox, Google Chrome ou Internet Explorer