Certaines de vos données peuvent entre autres être collectées par Ethias lorsque:

• vous devenez client ;
• vous remplissez les formulaires et contrats que nous vous soumettons ;
• vous utilisez nos services et produits ;
• vous vous abonnez à nos newsletters, répondez à nos invitations (conférences, etc.), participez à des concours, etc. ;
• vous nous contactez par les différents canaux mis à votre disposition ;
• vos données sont publiées (Moniteur belge, etc.) ;
• vos données sont transmises par des tiers autorisés ou des personnes que vous avez spécialement mandatées (assureurs, avocats , experts, etc.) ;
• vous êtes filmé par nos caméras de surveillance situées dans et aux abords de nos bâtiments. Les images sont enregistrées uniquement dans le but de préserver la sécurité des biens et des personnes ainsi que de prévenir les abus, fraudes et autres infractions dont nos clients et nous-même pourrions être victimes (leur présence est signalée par des autocollants munis de nos coordonnées de contact) ;
• vous communiquez des données lors de l’utilisation de nos sites Internet (y compris nos pages sur les réseaux sociaux) et de nos applications mobiles, par exemple lorsque :
  • vous nous communiquez vos données lors de la souscription à la newsletter d’Ethias ;
  • vous demandez en ligne une offre d’assurance ;
  • vous remplissez vos données en ligne pour soumettre votre candidature pour un poste vacant auprès d’Ethias ;
  • vous déclarez un sinistre ou vous demandez de l’assistance ;
  • vous déclarez une hospitalisation ;
  • vous souscrivez des contrats en ligne ;
  • vous remplissez vos données dans les « zones privées » des sites Internet ;
  • vous créez votre personnage Ethias ;
• vous visitez un de nos sites Internet ou vous utilisez une de nos applications mobiles via les cookies et autres technologies. Les cookies sont essentiels au bon fonctionnement de nos sites. Ils remplissent divers rôles: retenir vos préférences, collecter des données statistiques, adapter le contenu et/ou la publicité des sites selon vos besoins. Pour plus d’informations sur les cookies, veuillez consulter notre Cookie Policy.
  
  Quand nous vous demandons des données à caractère personnel, vous avez le droit de ne pas y répondre. Ce refus pourrait toutefois empêcher la naissance de relations contractuelles, modifier la nature de celles-ci ou en influencer la gestion.
  Comme indiqué précédemment, Ethias a également pu collecter vos données par l’intermédiaire de tiers qui nous les ont communiquées dans le cadre de la souscription ou de la gestion d’un contrat ou de la gestion d’un sinistre ou dans le cadre de nos activités promotionnelles organisées conformément à la règlementation applicable en matière de e-privacy et de protection des données personnelles. C’est notamment le cas :
• d’un employeur qui souscrit pour le compte de son personnel une assurance de groupe, une assurance accident de travail une assurance collective soins de santé ;
• d’un établissement scolaire qui nous communique l’identité des personnes accidentées ou impliquées dans un sinistre ;
• d’une fédération sportive ou d’un club sportif qui nous communique l’identité des membres assurés et des personnes accidentées ou impliquées dans un sinistre ;
• des parties impliquées dans un sinistre qui nous communiquent l’identité des parties adverses ou des témoins ;

Ethias compte au sein de son organisation un Data Protection Officer ainsi qu’un Security Officer qui sont respectivement responsables de :

• l’ensemble des démarches en matière de protection des données à caractère personnel et de la sécurité de l’information.

Ils sont les représentants légaux de la société auprès des autorités compétentes en la matière.

De plus, tous les membres du personnel d’Ethias agissent comme acteurs de la sécurité des données qui leur ont été confiées. Ceci implique différentes règles, chartes, code de déontologie, engagements de confidentialité encadrant le comportement des membres du personnel en matière de sécurité de l’information.

Chaque collaborateur, dès son arrivée et pendant toute la durée de l’exercice de ses activités et fonctions chez Ethias, est sensibilisé à la sécurité inhérente aux besoins du métier exercé et aux évolutions de l’environnement sociétal. De plus, une attention particulière est accordée à la situation des candidats à l’embauche pour des postes ayant un lien direct avec la sécurité.

Par ailleurs, Ethias est très attentive à la garantie de la confidentialité. En effet, en fin de collaboration avec un employé ou un consultant, la société veille à ce que toutes les informations, mobilisées par celui/ceux-ci demeurent dans le patrimoine de l’entreprise afin d’éviter toute fuite potentielle de données.

En outre, sous la responsabilité fonctionnelle du Security Officer, différents acteurs sont chargés de réaliser de multiples activités essentielles pour garantir la sécurité des systèmes d’information (audit, cartographies de risques, testings, etc.).

C’est ainsi que l’accès à vos données à caractère personnel n’est autorisé qu’aux seules personnes ayant pour mission de les traiter dans le cadre de leurs fonctions (gestion des contrats, des sinistres, marketing, etc.) et pour autant qu’elles soient nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches. Toutes ces personnes sont tenues à une stricte discrétion professionnelle et doivent respecter toutes les prescriptions techniques et organisationnelles prévues pour assurer la confidentialité des données à caractère personnel.

Nous attirons votre attention sur le fait que nos sites Internet peuvent parfois contenir des liens vers des sites de tiers (médias sociaux, organisateurs d’événements que nous sponsorisons, etc.) dont les conditions d’utilisation ne tombent pas sous le champ d’application de cette Charte ni sous notre responsabilité. Nous vous recommandons par conséquent de lire attentivement leur Charte de protection des données à caractère personnel pour savoir comment ils respectent votre vie privée.

Ethias a adopté des dispositions relatives au transfert d’informations et précisant le cadre ainsi que les règles à respecter lors des échanges de données avec des tiers. Des clauses de confidentialités (Non-Disclosure Agreement) sont également prévues dans les contrats de sous-traitance et de partenariat.

Par conséquent, nous prenons toutes les précautions administratives, techniques et physiques, pour protéger vos données personnelles contre la perte, le vol, la mauvaise utilisation ainsi que contre l’accès, la divulgation, l’altération et la destruction non autorisés.

Cela étant, dans le cadre de notre activité d’assureur, nous sommes contraints de communiquer vos données personnelles à différents intervenants afin d’exécuter les missions qui nous ont été confiées par nos assurés, de répondre aux demandes d’indemnisations de parties sinistrées, ou de respecter nos obligations légales.

C’est ainsi que vos données peuvent être communiquées :

• aux collaborateurs et conseillers d’Ethias ;
• aux autres entités du groupes, leurs collaborateurs et conseillers ;
• à d’autres entreprises d’assurances intervenant dans la gestion de contrats ou de sinistres, à leurs représentants en Belgique et à leurs correspondants à l’étranger ;
• à « Datassur » ;
• aux entreprises de réassurance concernées ;
• aux banques ;
• à des bureaux de règlement de sinistres (nationaux ou internationaux) ;
• dans certains cas, aux intermédiaires d’assurance avec lesquels nous collaborons ;
• à tous les experts médicaux ou techniques, avocats, conseils techniques, réparateurs, intervenant dans le cadre de la gestion d’un contrat ou d’un sinistre, aux détectives privés pour les éventuelles enquêtes en matière de fraude ;
• à nos prestataires de services informatiques (NRB, Assurcard, etc.) ;
• aux partenaires commerciaux d’Ethias ;
• aux bureaux de marketing et de communication ;
• aux entreprises en charge de la gestion documentaire (scanning, archivage, expédition de courriers, etc.) ;
• aux autorités sociales, fiscales, administratives déterminées par la loi ;
• aux autorités de contrôle et à l’ombudsman des assurances.

Nous veillons bien évidemment à ce que :

• ces personnes ne disposent que des données nécessaires à l’exercice de leurs tâches et que nous devons leur transmettre en vertu d'une l’obligation contractuelle ou légale ou à ne leur transmettre que des données en proportion de l’intérêt légitime justifiant ce transfert ;
• ces personnes s’engagent vis-à-vis d’Ethias à, d’une part, traiter ces données de manière sûre et confidentielle et, d’autre part, à ne les utiliser que pour la finalité pour laquelle celles-ci leur ont été transférées.

C’est la raison pour laquelle un contrat de traitement de données est systématiquement conclu avec tous nos soustraitants gérant des données à caractère personnel pour le compte d’Ethias. Ils doivent donc respecter les principes repris dans notre Charte.

Par ailleurs, Ethias se réserve le droit de réaliser des audits chez ses sous-traitants, afin de constater leur conformité aux règles contractuelles applicables. Ces derniers sont tenus de répercuter vis-à-vis de leurs propres sous-traitants ses obligations contractuelles les liant à Ethias. Un suivi régulier de nos sous-traitants est effectué, afin de s’assurer du respect des exigences contractuelles et règlementaires.

En aucun cas, nous ne transmettons vos données pour utilisation commerciale à quelque tiers que ce soit.
Nous nous conformons aux pratiques usuelles de sécurité en ce qui concerne le transfert et le stockage des données.

Notre information est hébergée sur des serveurs situés en Europe ; nous ne faisons pas appel à des centres de stockage hors Union européenne.

Si nous devions faire appel à une entreprise en dehors de l’Union européenne, nous ne le ferions que si le pays en question disposait du même niveau de protection que celui en vigueur au sein de l’Union européenne.

Nous avons désigné comme point de contact unique au sein de notre compagnie un délégué à la protection des données (« Data protection officer » ou « DPO ») lequel peut être joint par courrier à l’adresse suivante : Ethias SA, Data Protection Officer, Rue des Croisiers 24 à 4000 Liège ou par e-mail: DPO@ethias.be.

Pour exercer vos droits, il vous suffit d’adresser auprès de ce dernier votre demande datée et signée accompagnée d’une photocopie recto verso de votre carte d’identité.

Le point B. j, ci-après vous renseignera plus amplement sur les dispositions légales qui limitent l’exercice de vos droits.

Vous avez un droit d’accès aux données qui vous concernent.

C’est pourquoi la clause de protection des données personnelles figurant sur de nombreux documents vous précise :

• si nous traitons ou non vos données à caractère personnel ;
• dans quels buts nous les traitons ;
• quelles catégories de données sont traitées ;
• à quelles catégories de destinataires elles sont communiquées ;
• lorsque c’est possible, leur durée de conservation, ou le cas échéant, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
• des informations quant aux droits que vous pouvez exercer le cas échéant : rectification, effacement, limitation,
  opposition (voir infra) ;
• l’origine des données traitées.

Par ailleurs la présente Charte vous indique quelle est la logique sous-tendant le traitement automatisé – en ce compris un profilage – de certaines de vos données à caractère personnel (voir point 2 B).

Vous avez toujours un droit d’accès à vos données après vérification de votre identité. Les demandes d’accès peuvent se faire par :

• voie postale : en ce cas, elles doivent être signée et accompagnée d’une copie de la carte d'identité ;
• par e-mail : en ce cas, elles doivent être accompagnées d’un titre d’identité numérisé.

Si l’accès aux données concerne des données médicales, celles-ci vous seront fournies endéans une période de 15 jours suivant la demande et deux mois si les informations remontent à plus de 5 ans.

Si vous constatez que, malgré tous nos efforts, vos données sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez nous demander de les rectifier.

Celles-ci seront adaptées à vos souhaits dans une période maximale de 1 mois après que toutes les mesures de sécurité soient prises : vérification de votre identité, des rectifications.

Nous vous demanderons toujours une confirmation avant de procéder à ces rectifications.

Dans certains cas bien précis, la législation vous permet de faire supprimer vos données à caractère personnel. C’est le cas notamment si :

• les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles nous les avons collectées ;
• le traitement de vos données est fondé exclusivement sur votre consentement et vous décidez de retirer celui- ci ;
• vous vous êtes opposé au traitement de vos données et il n’existe pas dans notre chef de motifs légitimes impérieux qui prévalent sur les vôtres ;
• vous estimez que le traitement est illicite et pour autant que ce soit bien le cas ;
• vous avez donné votre consentement à l’époque où vous étiez mineur et vous souhaitez aujourd’hui retirer celui-ci parce que vous avez pris conscience des risques inhérents au traitement de vos données.

Néanmoins, il importe de noter que votre droit à l’oubli n’est pas absolu et que nous sommes en droit de conserver vos données lorsque cette conservation est nécessaire entre autres :

• au respect d’une obligation légale ;
• à la lutte contre la fraude ;
• à l’exécution de nos obligations contractuelles ;
• à des fins statistiques étant entendu qu’en pareil cas, nous prenons toutes les mesures techniques et organisationnelles pour assurer le respect du principe de minimisation des données ;
• à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

Ce droit à l’oubli sera effectif dans une période maximale de 1 mois après que toutes les mesures de sécurité soient prises : vérification de votre identité, vérification de l’effacement effectif des données à supprimer.

Nous vous demanderons toujours une confirmation avant de procéder à l’effacement.

Dans certains cas bien précis, vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel.

C’est notamment le cas lorsque :

• vous contestez l’exactitude d’une donnée personnelle, pendant une durée nous permettant de vérifier l’exactitude ou non de ladite donnée ;
• vous estimez que le traitement est illicite et pour autant que ce soit bien le cas ;
• vos données ne nous sont plus nécessaires et vous souhaitez en limiter le traitement à la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice ;
• vous vous êtes opposé au traitement de vos données personnelles et nous devons vérifier si les motifs légitimes que nous poursuivons prévalent sur les vôtres. La limitation du traitement prendra fin dans les circonstances suivantes :

- vous nous donnez votre accord en ce sens ;

- le traitement de vos données est nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;

- le traitement est nécessaire à la protection des droits d’une autre personne physique ou morale ;

- le traitement est nécessaire pour des motifs importants d’intérêt public.

• vous nous avez fourni des données à caractère personnel en consentant expressément au traitement de celles-ci ou parce que ce traitement était nécessaire à l’exécution d’un contrat ;
• et pour autant que le traitement de ces données soit automatisé, vous avez le droit d’obtenir que les données à caractère personnel ainsi fournies vous soient transmises dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ou soient transmises directement par Ethias à un autre responsable du traitement, à condition que cela s’avère techniquement possible.

Lorsque :

• le traitement de vos données à caractère personnel est basé sur un intérêt légitime ou général dans notre chef, vous avez le droit de vous y opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière. Cependant, il ne sera pas tenu compte de votre demande si notre intérêt légitime s‘avère supérieur au vôtre ou si le traitement de vos données demeure nécessaire pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
• vous avez toujours le droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données à caractère personnel aux fins de prospection ou de marketing direct. Cela comprend également le droit de vous opposer au profilage dans la mesure où il est lié à la prospection ou au marketing direct.

Les demandes d’exercice du droit d’opposition peuvent se faire par voies éléctronique ou postale. Elles doivent être signées et accompagnées de la photocopie d’un titre d’identité et préciser l’adresse à laquelle doit parvenir la réponse.

Si la demande s’exerce par voie électronique, elle doit être accompagnée d’un titre d’identté numérisé.

La satisfaction de nos clients étant l’une de nos valeurs essentielles, il se peut que pour vous offrir la qualité de service que vous êtes en droit d’attendre d’Ethias, certains traitements de données à caractère personnel soient automatisés afin de faciliter la prise de décision.

Lorsque c’est le cas, cette décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé est soit :

• nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat entre vous et nous ;
• fondée sur votre consentement explicite ;
• légalement autorisée.

Néanmoins, dans tous les cas, nous nous engageons à ce que vous disposiez toujours du droit de demander l’intervention de l’un de nos collaborateurs afin d’exprimer votre point de vue et/ou de contester la décision ainsi prise. Ce collaborateur pourra vous informer pleinement de la logique qui sous-tend une telle décision, de sa signification ainsi que des conséquences qui en découlent. Le cas échéant, en fonction des précisions que vous nous apporterez, il pourra amender la décision en question.

De cette manière, vous aurez toujours le droit à une intervention humaine en vue de sauvegarder vos droits, libertés et intérêts légitimes.

Lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est exclusivement basé sur votre consentement, vous pouvez à tout moment vous opposer au traitement desdites données :

• dans le cadre des finalités auxquelles vous avez consenti ;
• lorsqu’elles concernent votre santé. Néanmoins, dans ce dernier cas de figure, si ces données nous sont indispensables pour déterminer l’ampleur de l’indemnisation, Ethias pourrait se trouver dans l’impossibilité de donner suite à votre demande d’intervention.
• L’exercice de ce droit de retrait ne remet pas en cause la légalité du traitement de vos données à caractère personnel effectué durant la période précédant votre retrait de consentement.

Si vous estimez que le traitement de vos données à caractère personnel constitue une violation de la législation en matière de vie privée, vous avez également le droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données dont les coordonnées sont les suivantes :

Autorité de protection des données

Rue de la Presse 35

1000 Bruxelles Tél : +32 2 274 48 00

E-mail : commission@privacycommission.be

En vertu des dispositions relatives au blanchiment d’argent, Ethias est tenue de prévenir, détecter et signaler les opérations de blanchiment d'argent aux autorités. Ethias utilise aussi bien les données que vous lui avez communiquées, que celles provenant d'autres canaux comme par exemple le World-Check de Thomson Reuter ou des moteurs de recherche sur Internet.

Après ces différentes vérifications, Ethias peut être amenée à bloquer certaines transactions et les signaler à la Cellule de Traitement des Informations Financières (CTIF).

Dans une telle hypothèse, vous ne pouvez pas bénéficier auprès d’Ethias des droits énumérés ci-avant et vous devrez vous adresser à l’Autorité de contrôle

Ethias ne conserve vos données personnelles que pour la durée nécessaire au traitement pour lesquelles elles ont été collectées.

Après la réalisation de toutes les finalités, ces données sont supprimées.

Cela implique que les données traitées sont conservées pendant toute la durée du contrat, ou de vos contrat(s) d’assurance du ou des sinistre(s), la période de prescription légale ainsi que tout autre délai de conservation qui serait imposé par la législation et la réglementation applicable. La durée de conservation varie en fonction du type de données et de réglementations.

Si vous visitez un de nos sites Internet ou vous utilisez une de nos applications mobiles, vous pouvez choisir si vous acceptez ou non les cookies et, le cas échéant, les autres moyens technologiques qui récoltent des données et des informations relatives à vos habitudes de navigation. Les cookies sont essentiels au bon fonctionnement de nos sites. Ils remplissent divers rôles: retenir vos préférences, collecter des données statistiques, adapter le contenu et/ ou la publicité des sites selon vos besoins.

Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter notre Cookie Policy.